Oleh: riyan17 | 23 Februari 2010

FUNGSI PERENCANAAN

  1. 1. Konsep Dasar Perencanaan dalam Manajemen

Perencanaan (planning) merupakan proses dasar untuk memilih tujuan dan menetapkan bagaimana caranya mencapainya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumberdaya manusia (human resources), sumberdaya alam (natural resources), dan sumberdaya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Dengan demikian pengertian Perencanaan dapat dilihat dari tiga sisi :

(i).     Dari sisi Proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih   tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

(ii).    Dari sisi Fungsi Manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi.

(iii).   Dari sisi Pengambilan Keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan dating mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan dikemudian hari.

George R. Terry, menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai Perencanaan, yaitu ; WHAT, WHY, WHERE, WHEN, WHO dan HOW.

  1. 2. Tahap Dasar Perencanaan

Ada 4 tahap langkah perencanaan dan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi.

Langkah 1 :  Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh suatu organisasi atau sub unit.

Langkah 2 :  Definisikan situasi saat ini. Berapa jauhkah organisasi atau sub unit itu dari sasaran-sasarannya ? Sumberdaya apakah yang tersedia untuk mencapai sasaran tersebut ?. Hanya setelah keadaan sekarang dianalisis, maka rencana dapat disusun untuk membuat rencana selanjutnya.

Langkah 3 :  Identifikasi hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan-tujuan. Faktor-faktor apa dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai sasarannya ? Faktor-faktor apa yang mungkin menimbulkan masalah ?

Langkah 4 :  Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan. Langkah terakhir dari proses perencanaan melibatkan berbagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran yang di inginkan, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih diantara alternatif tersebut yang paling sesuai untuk mencapai sasaran.

Dalam setiap organisasi, perencanaa disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :

  1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah.
  2. Sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi

  1. 3. Perencanaan Strategis Dan Perencanaan Operasional

Stoner dan Wankel, mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama :

  1. 1. Rencana Strategis ( Strategic Plan),

–          Rencana ini di rancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut.

–          Perencanaan Strategis adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan, dan program yang perlu untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu, serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dilaksanakan.

–          Rencana Strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.

–          Perencanaan strategis memberikan kerangka kerja bagi kegiatan perusahaan yang dapat meningkatkan ketanggapan dan berfungsinya perusahaan.

Kelebihan menggunakan rencana strategis, antara lain :

  1. Dengan rencana strategis, manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya kepada organisasinya.

  1. Membantu manajer mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan memecahkannya sebelum menjadi lebih buruk.

  1. Membantu manajer mengenal peluang yang mengandung resiko dan peluang yang aman dan memilih diantara peluang yang ada.

  1. Mengurangi kemungkinan deviasi dan kejutan yang tidak menyenangkan, karena sasaran, tujuan dan strategi untuk penelitian yang saksama.

  1. Melalui rencana Strategis, manajer dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang tahan menghadapi ujian waktu.

Kelemahan penggunaan Rencana Strategis, sbb :

  1. Bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan dengan produk dan pelanggan perusahaan.
  2. b. Kadang-kadang perencanaan strategis cendrung membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.

  1. 2. Rencana Operasional (Operational Plan)

Rencana Operasional memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu dilaksakan Rencana operasional terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.

  1. Rencana sekali pakai (single use plan), Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Rencana sekali pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang, miss :

1)    Program (programs), program mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatu program menjelaskan langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Dan unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.

2)    Proyek (Project), proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri.

3)    Anggaran (Budget), adalah pernyataan tentang sumberdaya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula.

  1. Rencana Tetap (Standing Plan)

Rencana tetap merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat diperkirakan, antara lain :

1). Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Yang berhak     membuat kebijakan dalam suatu organisasi adalah manajer puncak (top manajer).

2). Prosedur Standar (Standard procedure)

Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail yang disebut prosedur standar atau metode standar. Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi.

3). Peraturan (rules)

Peraturan  adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan bukan merupakan pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan.

Gambaran mengenai pembagian perencanaan di atas secara ringkas dapat dilihat sbb :

  1. 3. Management By Objective (MBO)

Managemen By Objective (MBO) atau Manajemen Berdasarkan Sasaran dipopulerkan sebagai pendekatan pada perencanaan oleh Peter Drucker pada th 1954 di dalam bukunya yang berjudul “The Practice of Management”. MBO ini mengacu pada seperangkat prosedur yang formal atau agak formal dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan

kembali hasil pelaksanaannya. Kunci terhadap MBO ialah bahwa MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota staf pada setiap tingkat organisasi.

MBO adalah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan tujuan dari setiap departemen, proyek dan orang serta menggunakan untuk mengawasi kinerja berkelanjutan.

Ada empat langkah dari proses MBO agar pelaksanaan MBO dapat berhasil.

  1. Menetapkan tujuan (set goal), Ini merupakan langkah yang sulit dalam MBO karena melibatkan kryawan dari setiap tingkatan organisasi. Tujuan yang baik harus konkret dan realistis, memberikan target yang spesifik dan jangka waktu tertentu, serta memerlukan tanggung jawab.

  1. Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan), sebuah rencana pelaksanaan menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Rencana pelaksanaan disusun untuk individu sekaligus departemen.

  1. Meninjau kemajuan yang dicapai, (review progress), Kemajuan secara periodic adalah hal penting untuk menjamin rencana pelaksanaan dijalankan dengan baik. Pemeriksaan ini dapat dilakukan secara informal antara manajer dan bawahan, dimana organisasi dapat melakukan pemeriksaan tiap tiga, enam atau sembilan bulan dalam satu tahun. Pemeriksa

an  periodik ini membuat manajer dan karyawan memerhatikan apakah mereka berada dalam target atau tindakan korektif yang diperlukan.

  1. Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance), langkah akhir dari MBO adalah secara cermat mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah dicapai baik oleh individu maupun departemen. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari system penilaian kinerja dan arah dari kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya. Penghargaan atas kinerja departemen dan perusahaan secara keseluruhan menentukan tujuan untuk tahun berikutnya.

Kelebihan – kelebihan dari program MBO

  1. Memberikan kesempatan kepada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
  2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan.
  3. Meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan.

  1. Membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi

  1. Membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.

Responses

  1. Makasih ya pak…, web ini sangat bermanfaat untuk kami…
    semoga bapak sukses selalu…

  2. ratih novita : thankz pak………..akhir nya ktemu jga bhan yg dri blog bpak…….


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: